Klokkenluidersregeling
Inleiding en tekst op website
Deze regeling inzake het omgaan met een vermoeden van een misstand binnen Stichting De Tjongerwerven CPO biedt een heldere beschrijving van de procedure die gevolgd moet worden wanneer een (op redelijke gronden gebaseerd) vermoeden van een misstand bestaat.
De regeling heeft als uitgangspunt dat een vermoeden van een misstand in beginsel eerst intern gemeld dient te worden, zodat de organisatie in de gelegenheid wordt gesteld om adequaat hiermee om te gaan. Er zijn echter gevallen denkbaar dat in redelijkheid niet verwacht kan worden dat eerst de interne procedure doorlopen wordt. In dat geval kan direct melding worden gedaan bij een onafhankelijke externe derde.
De regeling biedt duidelijkheid over zorgvuldigheidseisen en biedt de betrokkene bescherming tegen benadeling. De regeling brengt hiermee tot uitdrukking dat het melden van een misstand gezien wordt als een bijdrage aan het verbeteren van het functioneren van de organisatie en dat de melding serieus zal worden onderzocht.
De onderhavige regeling is niet van toepassing als een ouder of leerkracht het niet eens is met een besluit of handeling waarbij het om het eigen belang van de ouder of leerkracht gaat. Als dat het geval is, moet de klachtenregeling gevolgd worden. We spreken van een (vermoeden van) ernstige misstand als:
- het maatschappelijk belang geschaad dreigt te worden, bijvoorbeeld wanneer het om een strafbaar feit gaat, of
- om het handelen in strijd met wettelijke regels of
- het in gevaar brengen van de volksgezondheid of de veiligheid.
De klokkenluidersregeling beschrijft hoe een ouder of personeelslid deze misstand kan melden op een manier die voorkomt dat hij/zij nadeel ondervindt van de melding. De regeling geeft ook aan hoe er met de melding moet worden omgegaan. Centraal daarbij staat de vertrouwenspersoon integriteit. Bij deze niet aan De Tjongerwerven verbonden persoon wordt de melding gedaan. Hij/Zij kan de klokkenluider van advies dienen, beoordeelt of er onderzoek naar de misstand moet plaatsvinden en hoe dat zal gebeuren. Hierbij zorgt de vertrouwenspersoon integriteit ervoor, dat de identiteit van de melder (‘klokkenluider’) beschermd wordt. Dat doet hij in overleg met de klokkenluider.
De klokkenluidersregeling staat hieronder op de website van Stichting De Tjongerwerven.
De contactgegevens voor de vertrouwenspersoon integriteit zijn:
Adriaantsje Tadema / GGD Fryslân Jeugdgezondheidszorg / Postbus 612 / 8901 BK Leeuwarden / T 088 22 99 887 / Email a.tadema@ggdfryslan.nl
Versie 20 mei 2021
Artikel 1: Begripsbepalingen en Algemene bepalingen
1. Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
a. betrokkene:
– de wettelijke vertegenwoordiger (o.a. ouder) van een leerling die staat ingeschreven bij een van de scholen van het bevoegd gezag;
– degene die op basis van een arbeidsovereenkomst werkzaam is ten behoeve van het bevoegd gezag en voorts uitzendkrachten, gedetacheerden en stagiaires;
– degene die anderszins werkzaam is ten behoeve van het bevoegd gezag;
b. bevoegd gezag: in deze regeling de directeur-bestuurder;
c. directeur-bestuurder: het bevoegd gezag van alle scholen van Stichting De Tjongerwerven;
d. toezichthouder: de Raad van Toezicht van Stichting De Tjongerwerven;
e. vertrouwenspersoon integriteit: de vertrouwenspersoon die speciaal belast is met de afhandelingen van meldingen van klokkenluiders, te benoemen door het bevoegd gezag;
f. een vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een betrokkene, met betrekking tot de organisatie, waarbij een maatschappelijk belang in het geding is, als gevolg van:
– een (dreigend) strafbaar feit;
– een (dreigende) schending van een wettelijk voorschrift of andere regels;
– een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu;
– een (dreiging van) bewust onjuist informeren van publieke organen;
– het (dreigend) onverantwoord nemen van financiële risico’s;
– (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over de vijf hiervoor genoemde omstandigheden;
– enig ander feit, gevaar of dreiging dat op redelijke gronden aanleiding geeft tot een vermoeden van een misstand als bedoeld in de eerste volzin van dit lid;
g. externe derde: een externe derde aan wie een klokkenluider melding doet, zoals bedoeld in artikel 9;
h. Huis: Huis voor klokkenluiders zoals bedoeld in artikel 3 van de Wet Huis voor klokkenluiders;
i. (G)MR: de (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad bedoeld in de artikelen 3 en 4 van de Wet medezeggenschap op scholen (WMS).
2. Algemene bepalingen
a. Tenzij het tegendeel blijkt, wordt in deze regeling onder werknemer mede begrepen: de voormalige werknemer van wie de dienstbetrekking of andere rechtsverhouding op het tijdstip van melden niet langer dan twee jaar geleden formeel is geëindigd.
b. Deze regeling is van toepassing op alle betrokkenen en heeft als doel hen zonder gevaar voor hun (rechts)positie, de mogelijkheid te bieden te rapporteren over een vermoeden van een misstand binnen de organisatie.
c. Deze regeling is niet bedoeld voor: – klachten van persoonlijke aard van een betrokkene; – klachten waarin andere regelgeving voorziet.
d. De betrokkene die een melding maakt van een vermoeden van een misstand dient niet uit persoonlijk gewin te handelen.
e. De betrokkene die een melding maakt van een misstand waar hijzelf bewust aan heeft deelgenomen, is niet gevrijwaard van sancties.
Artikel 2: Vertrouwenspersoon integriteit
1. De directeur-bestuurder draagt, met instemming van de GMR, zorg voor de benoeming van één vertrouwenspersoon integriteit.
2. De vertrouwenspersoon integriteit heeft tot taak:
a. een (potentiële) melder op verzoek te informeren over de procedure en te adviseren over het doen van een melding;
b. een melding te behandelen op de in deze regeling beschreven wijze;
c. De directeur-bestuurder en/of de Raad van Toezicht (gevraagd of ongevraagd) te adviseren over het gevoerde integriteitsbeleid.
3. De vertrouwenspersoon integriteit maakt de identiteit van de melder niet bekend zonder zijn/haar uitdrukkelijke toestemming. De vertrouwenspersoon heeft een verschoningsrecht.
4. De betrokkene kan een adviseur in vertrouwen raadplegen ten aanzien van een vermoeden van een misstand.
5. De betrokkene kan ook het Huis verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand.
Artikel 3: Interne melding en ontvankelijkheid
1. Betrokkene meldt een vermoeden van een misstand bij de vertrouwenspersoon integriteit.
2. Indien een betrokkene het vermoeden van een misstand meldt bij de directeur-bestuurder of de (voorzitter van de) Raad van Toezicht, verwijzen deze de betrokkene naar de vertrouwenspersoon integriteit.
3. De vertrouwenspersoon integriteit brengt het bevoegd gezag of, indien de melding betrekking heeft op de directeur-bestuurder, de toezichthouder op de hoogte met vermelding van de datum waarop de melding ontvangen is, zij het op een met betrokkene overeengekomen wijze en tijdstip. Tevens bepalen de vertrouwenspersoon integriteit en betrokkene of de identiteit van betrokkene geheim zal blijven.
4. De vertrouwenspersoon integriteit legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door betrokkene.
5. De betrokkene die het vermoeden van een misstand meldt en de vertrouwenspersoon integriteit behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van het bevoegd gezag of, in het geval dat de melding betrekking heeft op de directeur-bestuurder, van de toezichthouder wordt geen informatie over de melding verschaft aan derden binnen of buiten de organisatie. Bij het verschaffen van informatie zal de identiteit van de betrokkene niet worden genoemd en zal de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de betrokkene gewaarborgd blijft.
6. Na ontvangst van de melding en vaststelling van de ontvankelijkheid wordt er onderzoek naar de mogelijke misstand ingesteld door de vertrouwenspersoon integriteit.
7. De vertrouwenspersoon integriteit verklaart de melding van een vermoeden van een misstand niet- ontvankelijk indien de situatie aan de orde is als bedoeld in artikel 1, onder ‘2. Algemene bepalingen’, sub c en d.
8. Indien de melding niet-ontvankelijk verklaard wordt, bericht de vertrouwenspersoon integriteit dit schriftelijk en met redenen omkleed aan de betrokkene.
9. Een melding kan niet in de plaats treden van een wettelijke verplichting tot het doen van aangifte van strafbare feiten.
10. De personen die betrokken zijn bij de behandeling van een melding gaan, indien en voor zover deze bekend is, op behoorlijke en zorgvuldige wijze met de identiteit van de melder om.
Artikel 4: Procedure melding
1. De vertrouwenspersoon integriteit:
a. bevestigt zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 10 dagen na ontvangst daarvan, schriftelijk de melding en de ontvankelijkheid daarvan aan de melder.
b. informeert de persoon/personen op wie het vermoeden van een misstand betrekking heeft over de ontvangst van de melding, tenzij daardoor een onderzoeksbelang kan worden geschaad.
c. zorgt ervoor dat de identiteit van de melder niet verder bekend wordt dan noodzakelijk is voor het onderzoek en de behandeling van de melding.
Artikel 5: Onderzoek
1. De vertrouwenspersoon integriteit stelt zo spoedig mogelijk een onderzoek in naar de melding. De vertrouwenspersoon integriteit stelt de onderzoeksvraag vast en bepaalt de wijze waarop het onderzoek plaatsvindt.
2. Het onderzoek wordt niet verricht door een persoon die mogelijk betrokken is (geweest) bij de vermoede misstand of daar anderszins belang bij heeft.
3. De vertrouwenspersoon integriteit kan het onderzoek en de verdere behandeling van de melding in ieder geval achterwege laten als: a. geen sprake is van een vermoeden van een misstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid onder f; b. de melding niet is gedaan binnen de in de artikelen 1, tweede lid onder a genoemde termijn van twee jaar; c. de melding kennelijk onredelijk laat is gedaan.*
4. De vertrouwenspersoon integriteit bericht het achterwege laten van een onderzoek en verdere behandeling van de melding met vermelding van redenen zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk twee weken na de ontvangstbevestiging, schriftelijk aan de melder.
5. Bij het in lid 4 bedoelde bericht wordt mededeling gedaan van de mogelijkheid het vermoeden van een misstand te melden bij de klachtencommissie waarbij het bevoegd gezag is aangesloten.
Artikel 6: Advies
1. De vertrouwenspersoon integriteit bericht de melder zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk twaalf weken na ontvangst van de melding, schriftelijk en gemotiveerd over de bevindingen van het onderzoek, het oordeel daarover en de eventuele gevolgen die daaraan worden moeten verbonden.
2. De vertrouwenspersoon integriteit informeert gelijktijdig met het bericht aan de melder de directeur-bestuurder over de bevindingen van het onderzoek, het oordeel daarover en de eventuele gevolgen die daaraan verbonden moeten worden. Indien de melding betrekking heeft op de directeur-bestuurder informeert de vertrouwenspersoon integriteit tevens de (voorzitter van de) Raad van Toezicht.
3. Indien niet binnen twaalf weken toepassing kan worden gegeven aan het gestelde in lid 1, stelt de directeur-bestuurder de vertrouwenspersoon integriteit daarvan vóór afloop van deze termijn schriftelijk en met vermelding van redenen op de hoogte. Daarbij wordt de termijn aangegeven waarbinnen de vertrouwenspersoon integriteit het in lid 1 bedoelde bericht zal ontvangen. De vertrouwenspersoon integriteit stelt de melder onverwijld op de hoogte van de in dit lid bedoelde informatie.
4. De persoon/personen, op wie de melding betrekking heeft, ontvangen het in lid 1 of 2 bedoelde bericht ook, tenzij daardoor een onderzoeksbelang kan worden geschaad.
5. Indien de melder het in het eerste lid bedoelde bericht niet binnen de termijnen zoals bedoeld in het eerste of tweede lid heeft ontvangen of de termijn in het tweede lid onredelijk lang is, kan hij een melding doen bij de klachtencommissie waarbij het bevoegd is aangesloten.
Artikel 7: Rechtsbescherming
1. Betrokkene die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van een misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie in de organisatie benadeeld.
2. De directeur-bestuurder of, in het geval een melding die betrekking heeft op het bevoegd gezag, de Raad van Toezicht zorgt ervoor dat de melder ook niet op andere wijze door de melding bij het uitoefenen van zijn/haar functie nadelige gevolgen ondervindt.
3. Onder besluit als bedoeld in lid 1 wordt in ieder geval verstaan een besluit dat strekt tot:
a. het treffen van een ordemaatregel;
b. het treffen van een disciplinaire maatregel;
c. het tussentijds beëindigen of niet verlengen van een tijdelijk aanstelling/dienstverband;
d. het niet omzetten van een tijdelijk aanstelling/dienstverband in één voor onbepaalde tijd;
e. het verplaatsen of overplaatsen of het weigeren van een verzoek daartoe;
f. het onthouden van (een periodieke) salarisverhoging;
g. het (direct of indirect) onthouden van promotiekansen;
h. het afwijzen van een verlofverzoek.
4. Benadeling van een leerling of ouder die melding heeft gemaakt van een misstand conform voorliggende regeling, wordt beschouwd als wanprestatie dan wel een onrechtmatige daad.
5. De vertrouwenspersoon integriteit kan niet worden gedwongen de identiteit bekend te maken van een betrokkene die heeft aangegeven een vertrouwelijke melding te willen doen. *In het Reglement Huis voor Klokkenluiders staat dat het Huis niet verplicht is de klacht in behandeling te nemen indien de gedraging zich langer dan een jaar heeft voorgedaan.
Artikel 8: Melding aan een externe derde
1. Betrokkene kan het vermoeden van een misstand melden bij een externe derde als bedoeld in artikel 9 lid 1, met inachtneming van het in artikel 9 bepaalde, indien:
a. hij het niet eens is met het standpunt bedoeld in artikel 6;
b. hij geen standpunt heeft ontvangen binnen de vereiste termijn, bedoeld in het eerste en tweede lid van artikel 6;
c. sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in het volgende lid.
2. Een uitzonderingsgrond als bedoeld in het vorige lid onder c doet zich voor indien sprake is van:
a. acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt;
b. een situatie waarin betrokkene in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van een interne melding;
c. een duidelijke dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal;
d. een interne melding conform de procedure van in wezen dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen;
e. een wettelijke plicht of bevoegdheid tot direct extern melden.
Artikel 9: Externe derde
1. De betrokkene kan de externe melding als bedoeld in artikel 8 doen bij een externe instantie die daarvoor naar het redelijk oordeel van de betrokkene het meest in aanmerking komt. Onder externe instantie wordt in ieder geval verstaan:
a. een instantie die is belast met de opsporing van strafbare feiten;
b. een instantie die is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde of krachtens enig wettelijk voorschrift;
c. een andere daartoe bevoegde instantie waar het vermoeden van een misstand kan worden gemeld;
d. het Huis voor zover de betrokkene een werknemer is, en de melding voldoet aan de ontvankelijkheidsvereisten van het Huis.
2. Indien naar het redelijke oordeel van de betrokkene het maatschappelijk belang zwaarder weegt dan het belang van de werkgever bij geheimhouding, kan de betrokkene de externe melding ook doen bij een externe derde die naar zijn redelijk oordeel in staat mag worden geacht direct of indirect de vermoede misstand te kunnen opheffen of doen opheffen.
3. De melding vindt plaats aan de externe derde die daarvoor naar het redelijk oordeel van de betrokkene gelet op de omstandigheden van het geval, het meest in aanmerking komt. Daarbij houdt de betrokkene enerzijds rekening met de effectiviteit waarmee die derde kan ingrijpen en anderzijds met het belang van het bevoegd gezag bij een zo gering mogelijke schade als gevolg van dat ingrijpen, voor zover die schade niet noodzakelijkerwijs voortvloeit uit het optreden tegen de misstand.
4. De betrokkene dient bij melding aan een externe derde een gepaste vorm van zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid in acht te nemen.
5. Naarmate de mogelijkheid van schade voor het bevoegd gezag als gevolg van de melding bij een externe derde groter wordt, dan dient het vermoeden van een misstand bij de betrokkene die bij een externe derde meldt sterker te zijn.
Artikel 10: Raadsman
1. Betrokkene kan een vermoeden van een misstand melden bij een raadsman om hem in vertrouwen om raad te vragen. Het bevoegd gezag kan een bijdrage in de kosten van de rechtsbijstand verlenen. **
2. Als raadsman kan fungeren iedere persoon die het vertrouwen van betrokkene geniet en op wie een geheimhoudingsplicht rust.
Artikel 11: Openbaarheid van de regeling
1. Het bevoegd gezag zorgt ervoor dat de regeling op een vertrouwelijke manier kan worden geraadpleegd.
2. Het bevoegd gezag stelt alle belanghebbenden op de hoogte van de wijze waarop invulling is gegeven aan het bepaald in lid 1.
**In het Reglement Huis voor Klokkenluiders is bepaald dat kosten rechtsbijstand voor rekening van klager komen. Uit de Evaluatie van juni 2020 wordt de financiele en juridische ondersteuning een belangrijk aandachtspunt genoemd.
Artikel 12: Overige bepalingen
1. Behoudens in het geval de melder een wettelijke plicht tot informatieverschaffing heeft, zal hij elke vorm van externe of interne publiciteit vermijden ten aanzien van de vermoede misstand, tenzij de vertrouwenspersoon integriteit formeel heeft aangegeven geen reden te zien de melding te onderzoeken.
2. Deze regeling treedt in werking op 1 juli 2021.
3. In gevallen waarin de regeling niet voorziet, beslist het bevoegd gezag.
4. Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Klokkenluidersregeling De Tjongerwerven’. Aldus vastgesteld in de vergadering d.d. 27 mei 2021 van de directeur-bestuurder na verkregen instemming van de GMR op 7 juni 2021.
De directeur-bestuurder van Stichting De Tjongerwerven,
Toelichting bij de klokkenluidersregeling
Algemeen De directeur-bestuurder van Stichting De Tjongerwerven CPO draagt zorg voor een goede communicatie over de regeling. Daartoe dient de regeling op zowel de website (openbaar) als in de (bovenschoolse) schoolgids geplaatst te worden. Bij deze regeling dient duidelijk aangegeven te worden wie de vertrouwenspersoon integriteit is en wat zijn/haar contactgegevens zijn. Tevens moet er een uitleg op de website geplaatst worden over het verschil tussen de klachtenregeling en de klokkenluidersregeling (wanneer geldt welke regeling).